Tu secretaria está cansada de atender a los cobradores

Las secretarias tienen mucho trabajo que hacer. Además de atender permanentemente el teléfono tienen que estar cumpliendo con otras funciones mas elaboradas como hacer planillas y presentar informes. No sería bueno sacarle un poco de carga y automatizar ciertas funciones que te hagan quedar bien con tus clientes/proveedores y con tu secretaria?, seguramente sí.

Les presento otro de mis proyectos. Esta vez se trata de un sistema de chequeo de pagos disponibles por vía telefónica pero a través de un IVR, totalmente automático. Si tenes varios proveedores que llaman con cierta frecuencia a preguntar sobre cheques o pagos disponibles cada fin de mes o por semana, seguramente tu secretaria esta cansada de responder con "si hay un cheque para usted", "aún no se habilitó el pago" o peor todavía, "espere un momento que me fijo" empezando a buscar entre las decenas de cheques o en una planilla Excel que le toma 30 segundos encontrar y abrir manteniendo al llamador on hold, la linea ocupada y perdiendo clientes.

Cómo funciona

• En tu empresa, se habilita un acceso telefónico. Puede ser un número de teléfono celular o de línea fija.
• En una base de datos y a través de una interfaz web o de escritorio, se dan de alta los cobradores, esto es, su nombre o descripción, el número de teléfono desde el cual suelen llamar, su pin (contraseña numérica corta) y cualquier otra información que consideren relevante. Esta carga se hace una sola vez por cada proveedor.
  
• Se entrega al cobrador de tu proveedor su código (número de 4 dígitos o menos), su pin y el número de teléfono a donde tienen que llamar para consultar si tiene pagos disponibles y...
• Cada vez que hay un pago para cierto proveedor, la secretaria actualiza la base de datos con solamente 2 clicks en la interfaz web y listo!.

Con estos pasos tenés un sistema de chequeo de pagos muy elegante y fácil de usar que además facilita la vida de ambas partes, la de la secretaria y la del cobrador.

En mi próxima entrada estaré explicando el flujo que se sigue cuando el cobrador llama.